Comprendre le suivi
Quand et pourquoi MIA vous propose une relance, et comment vous lui répondez.
Le suivi d'un devis
Le suivi démarre dès que vous obtenez le lien client du devis. MIA examine ensuite le devis à intervalles réguliers (3, 8, 15, 22 et 30 jours après), le matin. À chaque fois, elle décide s'il faut écrire au client, et quoi lui dire. Elle peut aussi décider d'attendre.
Elle choisit l'angle selon la situation, jamais deux fois le même :
- un simple rappel ;
- la valeur de votre proposition ;
- une ouverture sur un ajustement ;
- la fin de validité qui approche (quand elle tombe dans les 14 jours) ;
- la clôture du dossier, qui termine le suivi.
Quand le suivi d'un devis s'arrête
- Le client signe le devis ;
- vous le marquez perdu ;
- la date de validité est dépassée ;
- vous touchez Couper les relances (et Réactiver les relances pour reprendre) ;
- le client demande à ne plus être contacté ;
- MIA a envoyé le message de clôture.
Le suivi d'une facture
Le suivi démarre quand vous envoyez la facture par e-mail depuis minwi. En mode Proactive, MIA prépare un rappel environ 7 jours puis 2 jours avant l'échéance. Après l'échéance, elle revient 1, 8, 15 et 30 jours plus tard, sur un ton d'abord courtois, puis ferme à partir de 8 jours de retard, puis précontentieux à partir de 15 jours.
Pour un client professionnel, et si vous avez choisi de la réclamer, l'indemnité forfaitaire de 40 € est mentionnée à partir de 8 jours de retard et réclamée à partir de 15 jours, uniquement si elle figure sur la facture.
Le suivi s'arrête quand la facture est payée.
Quand le client répond
Les réponses de vos clients aux e-mails de MIA lui parviennent. Elle comprend ce que le client veut dire : une question, une date annoncée, une demande de remise, un refus. Elle adapte la suite : répondre à partir de ce qui est écrit sur le document, attendre la date annoncée, ou vous passer la main. Vous êtes prévenu quand un client reprend contact.
Répondre à MIA
Les messages préparés et les questions de MIA apparaissent dans la colonne Votre décision de MIA Suivi, et dans la carte MIA du tableau de bord. Ouvrez la conversation, puis :
- Approuver et envoyer : le message part dans le prochain créneau ouvré ;
- Modifier : vous réécrivez le message avant de l'approuver ;
- Ignorer : MIA vous demande pourquoi : Plus tard (pas maintenant), Moi-même (vous vous en occupez : MIA met le suivi en pause), Mal écrit (le message ne va pas) ou Sans objet (ce n'est plus d'actualité : MIA arrête le suivi).
Sans réponse de votre part, un message préparé expire au bout de 72 heures. Un message ignoré peut être restauré pendant 72 heures avec Voir et restaurer.
Depuis la conversation, vous pouvez aussi diriger le suivi : Pause du suivi, Reporter le suivi à une date, Arrêter le suivi, J'ai eu le client.
La demande d'avis
Une fois la facture entièrement payée, MIA choisit le bon moment pour proposer une demande d'avis. Voir Avis.